Bezoek aan de website

Op de website van PWN vindt u uitgebreide en actuele informatie over wie wij zijn en wat wij doen. Daarnaast kunt u er vrijwel al uw zaken regelen via uw Mijn PWN-account.

Omdat wij willen dat u op de website zo goed mogelijk geholpen wordt, voeren wij dagelijks verbeteringen door. Belangrijke hulpmiddelen daarbij zijn het gebruik van cookies, Google Analytics en andere technieken. Cookies maken het mogelijk om bij te houden welke pagina’s worden bezocht en waar bezoekers op klikken. Deze informatie gebruiken wij alleen om de website te optimaliseren en wordt door ons niet gekoppeld aan personen of apparaten. Wij kunnen dus niet zien wie onze website bezoekt of vanaf welk IP-adres.

Mijn PWN
Net als veel van onze klanten die hun zaken eenvoudig en snel willen regelen, maakt u waarschijnlijk gebruik van een Mijn PWN-account. Op deze online selfservice kunt u uw watermeterstand doorgeven, uw facturen inzien en betalen en uw gegevens wijzigen. Uw account bevat naast uw naam, adres en contactgegevens ook een relatienummer, IBAN nummer en informatie over uw waterverbruik.

Wij monitoren de processen op Mijn PWN zodat we deze continu kunnen optimaliseren. De proces-gegevens worden ook bewaard om u bij onze klantenservice goed te woord te kunnen staan. Mailwisselingen blijven drie weken bestaan.

Natuurlijk zijn en blijven de gegevens in uw Mijn PWN-account van u. Wanneer u  geen gebruik meer wilt maken van de selfservice, dan kunt u dus te allen tijde het account verwijderen. Het account blijft in andere gevallen onbeperkt geldig.

Uw persoonsgegevens die we nodig hebben voor het leveren van drinkwater kunnen we niet verwijderen, ook niet als u uw online account opheft. Wij zijn wettelijk verplicht om deze gegevens te bewaren. Het gaat om de volgende gegevens: naam, geslacht, adres, e-mailadres, telefoonnummer, faxnummer, geboortedatum, geboorteplaats. Deze noodzakelijke gegevens voor het leveren van drinkwater koppelen wij aan uw PWN relatienummer.

Website van partners
PWN werkt samen met de website www.mijnaansluiting.nl. Hier kunt u een aansluiting aanvragen voor elektriciteit, gas, warmte, water, riool en internet. Alle netleveranciers in Nederland zijn aangesloten bij Mijn Aansluiting. Lees hier meer over de privacyverklaring van Mijn Aansluiting.

Werkwijze verwerking persoonsgegevens
Wij vragen u alleen om persoonsgegevens die nodig zijn om ons werk te kunnen doen. Wanneer we gegevens van u vragen, maken we duidelijk waarvoor we ze nodig hebben. De manier waarop wij met uw gegevens omgaan en deze veilig bewaren is volgens de Europese wet. 

Voor de verwerking van de gegevens beroept PWN zich op drie rechtmatigheidsgronden: uitvoeren overeenkomst (Avg artikel 6, lid b), nadrukkelijke toestemming (Avg artikel 6, lid a) en wettelijke verplichting (Avg artikel 6, lid c). 

Ontvangen nieuwsbrief

Om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen rondom drinkwater en natuur kunt u zich opgeven voor onze nieuwsbrief. We registreren daarvoor uw e-mailadres en optioneel ook uw naam, adres, telefoonnummer en geboortedatum. U kunt zich op onze website aanmelden voor onze nieuwsbrief. Afmelden voor de nieuwsbrief is eenvoudig. Dit doet u via een link onderaan de nieuwsbrief of op Mijn PWN. Uw gegevens bewaren we totdat u zich afmeldt voor de nieuwsbrief.

Servicemails
PWN verstuurt ook servicemails met belangrijke informatie. Bijvoorbeeld over de kwaliteit van het drinkwater of met een verzoek om uw gegevens te controleren. Voor de servicemails hoeft u geen toestemming te geven. Om deze mails te ontvangen hebben we wel een actueel e-mailadres van u nodig. U kunt dit controleren op Mijn PWN, of als u twijfelt hierover contact opnemen met onze Klantenservice.

Werkwijze verwerking persoonsgegevens
Wij vragen u alleen om persoonsgegevens die nodig zijn om ons werk te kunnen doen. Wanneer we gegevens van u vragen, maken we duidelijk waarvoor we ze nodig hebben. De manier waarop wij met uw gegevens omgaan en deze veilig bewaren is volgens de Europese wet. 

Voor de verwerking van de gegevens beroept PWN zich op drie rechtmatigheidsgronden: uitvoeren overeenkomst (Avg artikel 6, lid b), nadrukkelijke toestemming (Avg artikel 6, lid a) en wettelijke verplichting (Avg artikel 6, lid c). 

Contact met klantenservice

Iedere werkdag staat een heel team van PWN klaar om u te helpen en uw vragen te beantwoorden. Kijk hier voor alle manieren waarop u contact met ons kunt opnemen. Voor storingen of spoedeisende zaken is PWN 24/7 bereikbaar. Heeft u een vraag of een klacht, dan hebben we altijd eerst een aantal gegevens van u nodig. We koppelen het contactmoment aan uw gegevens en registreren met welke medewerker u heeft gesproken. Zo kunnen we u beter helpen als u een volgende keer contact met ons opneemt.

Wanneer u ons belt, nemen we het gesprek altijd op. Deze informatie gebruiken we om onze processen en service te verbeteren. We gebruiken deze gesprekken ook voor trainingsdoeleinden. De informatie die bij onze klantenservice binnenkomt, wordt bovendien geanalyseerd om inzicht te krijgen in de aard van de vragen en klachten en het proces eromheen.

De contactgegevens worden daarnaast ook bewaard voor rapportages. De opgenomen telefoongesprekken worden 3 maanden bewaard. De andere gegevens worden afhankelijk van de wettelijke bewaartermijnen drie maanden tot vier jaar bewaard. Voor het maken van analyses is het niet nodig om deze gegevens te koppelen aan personen. En dat doen we dus ook niet.

Geven van feedback
Heeft u recent contact gehad met PWN, dan stellen we u graag een aantal vragen zodat we u in de toekomst nog beter van dienst te kunnen zijn. Om dit te doen gebruiken we uw e-mailadres. We versturen een e-mail met daarin een uitnodiging om deel te nemen aan een onderzoek. U kunt hier vrijblijvend aan deelnemen. We werken hard aan het verbeteren van dit proces, conform Avg regelgeving.

Als u hier niet meer aan deel wilt nemen en hier ook geen mails meer over wenst te ontvangen, dan kunt u zich hiervoor afmelden. Dit kan via onze klantenservice of via een link onderaan de e-mail. Als u zich heeft afgemeld, ontvangt u van PWN geen mails meer met verzoeken om mee te doen aan onderzoek ten behoeve van kwaliteitsdoeleindes. Lees hier meer over het geven van feedback.

Werkwijze verwerking persoonsgegevens
Wij vragen u alleen om persoonsgegevens die nodig zijn om ons werk te kunnen doen. Wanneer we gegevens van u vragen, maken we duidelijk waarvoor we ze nodig hebben. De manier waarop wij met uw gegevens omgaan en deze veilig bewaren is volgens de Europese wet. 

Voor de verwerking van de gegevens beroept PWN zich op drie rechtmatigheidsgronden: uitvoeren overeenkomst (Avg artikel 6, lid b), nadrukkelijke toestemming (Avg artikel 6, lid a) en wettelijke verplichting (Avg artikel 6, lid c). 

Social media

PWN maakt gebruik van social media om u op de hoogte te houden van alles wat er speelt rondom drinkwater en natuur. Daarnaast vinden we het belangrijk om in gesprek te blijven met onze klanten en bezoekers. U kunt ons volgen op Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram. Sommige boswachters hebben daarnaast een eigen Facebook- en Twitter- of Instagram account waarin duinnatuur een grote rol speelt en waarin zij u een kijkje achter de schermen geven.

Aan het gebruik van social media zijn geen voorwaarden vanuit PWN verbonden. U gaat akkoord met de voorwaarden van het social media platform.

Contact met PWN via social media
Als u via social media een vraag aan ons stelt, dan zien we uw bericht en uw accountnaam. We vragen in persoonlijke berichten soms om persoonsgegevens om uw vraag of klacht te kunnen behandelen. Vragen en klachten die op die manier bij ons binnen komen worden gekoppeld aan uw PWN gegevens en verder verwerkt bij onze klantenservice. Welke informatie wij kunnen zien bij het behandelen van berichten op social media is afhankelijk van uw social media profiel. Dit kunt u zelf instellen via de knop instellingen van uw account.

Advertenties van PWN op social media
PWN maakt gebruikt van de advertentiemogelijkheden op social media. We tonen advertenties op basis van de gegevens die het social media platform met uw toestemming verzamelt, bijvoorbeeld op basis van uw leeftijd of postcodegebied. PWN heeft geen invloed op de gegevens die social media platforms verzamelen. Dit staat in de voorwaarden van het social media platform vermeld en is vaak ook te beheren in de instellingen van uw social media profiel.

Werkwijze verwerking persoonsgegevens
Wij vragen u alleen om persoonsgegevens die nodig zijn om ons werk te kunnen doen. Wanneer we gegevens van u vragen, maken we duidelijk waarvoor we ze nodig hebben. De manier waarop wij met uw gegevens omgaan en deze veilig bewaren is volgens de Europese wet. 

Voor de verwerking van de gegevens beroept PWN zich op drie rechtmatigheidsgronden: uitvoeren overeenkomst (Avg artikel 6, lid b), nadrukkelijke toestemming (Avg artikel 6, lid a) en wettelijke verplichting (Avg artikel 6, lid c). 

Toezicht met camera's

Onze gebouwen, terreinen en parkeerplaatsen zijn voorzien van camera’s. Dat is voor uw veiligheid, maar ook voor die van onze collega’s. Het is voor de veiligheid niet nodig om deze beelden te koppelen aan andere persoonsgegevens en dat doen we dus ook niet. We vertellen je er graag wat meer over.

Alle beelden die PWN met camera’s opneemt worden lokaal opgeslagen en maximaal 28 dagen bewaard. Hier wordt alleen van af geweken als er goede redenen zijn om de beelden langer te bewaren, bijvoorbeeld voor een politieonderzoek.

Bezoekerscentrum De Hoep
Rondom bezoekerscentrum De Hoep in Castricum hangen verschillende camera’s, zeven detectiecamera’s, een intercomcamera en mastcamera’s. Dat is voor uw veiligheid, maar ook voor die van onze collega’s.

De detectiecamera’s zijn zo afgesteld dat als 3 of meer personen langer dan 15 seconden in beeld blijven, er automatisch een melding uitgaat naar de Particuliere Alarm Centrale – NVD. Zij bekijken de beelden en komen in actie als zij dat nodig achten.

Gebouwen van PWN
De camera’s bij de ingang van onze panden staan in contact met de receptie. Dat is voor uw veiligheid, maar ook voor die van onze collega’s. Deze beelden worden door middel van een videostream getoond bij de receptie.

Werkwijze verwerking persoonsgegevens
Wij vragen u alleen om persoonsgegevens die nodig zijn om ons werk te kunnen doen. Wanneer we gegevens van u vragen, maken we duidelijk waarvoor we ze nodig hebben. De manier waarop wij met uw gegevens omgaan en deze veilig bewaren is volgens de Europese wet. 

Voor de verwerking van de gegevens beroept PWN zich op drie rechtmatigheidsgronden: uitvoeren overeenkomst (Avg artikel 6, lid b), nadrukkelijke toestemming (Avg artikel 6, lid a) en wettelijke verplichting (Avg artikel 6, lid c). 

Deelnemen aan activiteiten en evenementen

Regelmatig kunt u deelnemen aan activiteiten en excursies die in en rondom onze bezoekerscentra worden georganiseerd. Het voor ons van belang om te weten wie er deelnemen. Zo kunnen we u van de juiste informatie voorzien als tijden of locaties wijzigen, of als een activiteit op het laatste moment onverhoopt niet doorgaat.

Voor het deelnemen aan activiteiten van PWN kunt u zich opgeven via www.pwn.nl/eropuit. Hier vult u zelf gegevens in zoals uw naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele opmerkingen. Voor sommige activiteiten moet u betalen. In dat geval wordt ook uw IBAN nummer geregistreerd. Wij zijn bezig met het optimaliseren van het aanmeldproces voor activiteiten. Hier werken wij aan data minimalisatie. In de nabije toekomst zullen we een aantal gegevens niet meer vragen als u zich voor een activiteit wilt aanmelden.

Achteraf vragen we deelnemers van de activiteiten wat ze van de activiteit vonden. Het geven van feedback wordt erg op prijs gesteld. Om dit te doen gebruiken we uw e-mailadres. We versturen een e-mail met daarin een uitnodiging om deel te nemen aan een onderzoek. U kunt hier vrijblijvend aan deelnemen. We werken hard aan het verbeteren van dit proces, conform Avg. regelgeving.

Als u hier niet (meer) aan deel wilt nemen en hier geen mails (meer) over wenst te ontvangen, dan kunt u zich hiervoor afmelden. Dit kan via onze klantenservice of via een link onderaan de e-mail. Als u zich heeft afgemeld ontvangt u van PWN geen mails meer met verzoeken om mee te doen aan onderzoek ten behoeve van kwaliteitsdoeleindes.

Evenementen
PWN organiseert jaarlijks evenementen. Bij onze evenementen worden geen persoonsgegevens verzameld.

Werkwijze verwerking persoonsgegevens
Wij vragen u alleen om persoonsgegevens die nodig zijn om ons werk te kunnen doen. Wanneer we gegevens van u vragen, maken we duidelijk waarvoor we ze nodig hebben. De manier waarop wij met uw gegevens omgaan en deze veilig bewaren is volgens de Europese wet. 

Voor de verwerking van de gegevens beroept PWN zich op drie rechtmatigheidsgronden: uitvoeren overeenkomst (Avg artikel 6, lid b), nadrukkelijke toestemming (Avg artikel 6, lid a) en wettelijke verplichting (Avg artikel 6, lid c). 

Bezoek aan bezoekerscentrum

PWN heeft bezoekerscentrum De Hoep in Castricum. Het is een prachtige uitvalsbasis voor uw bezoek aan de het Noordhollands Duinreservaat. In het bezoekerscentrum vindt u exposities over water en natuur. U kunt ook vergaderruimtes huren. De Hoep heeft een winkel waarin passende producten worden verkocht.

Het bezoekerscentrum is vrij toegankelijk er worden hier geen persoonsgegevens verzameld. Wij vragen alleen om uw persoonsgegevens als we deze nodig hebben voor het leveren van afgesproken diensten, zoals het toesturen van een persoonlijke duinkaart, het organiseren van activiteiten of het boeken van vergaderruimtes.

Cameratoezicht
Rondom Bezoekerscentrum De Hoep hangen verschillende camera’s, zeven detectiecamera’s, een intercomcamera en mastcamera’s. Dat is voor uw veiligheid, maar ook voor die van onze collega’s.

Alle beelden die PWN met de camera’s opneemt worden lokaal opgeslagen. Zodra de lokale schijf vol is worden de beelden overschreven. Hier wordt alleen van afgeweken als er goede redenen zijn om de beelden langer te bewaren, bijvoorbeeld voor een politie- onderzoek.

De detectiecamera’s zijn zo afgesteld dat als 3 of meer personen langer dan 15 seconden in beeld blijven, er automatisch een melding uitgaat naar de Particuliere Alarm Centrale – NVD. Zij bekijken de beelden en komen in actie als zij dat nodig achten.

Activiteiten
Regelmatig vinden er activiteiten en excursies plaats in en rondom De Hoep. Organisatorisch is het voor ons van belang om te weten wie er deelnemen. Zo kunnen we u van de juiste informatie voorzien als tijden of locaties wijzigen of als een activiteit op het laatste moment onverhoopt niet doorgaat.

Voor het deelnemen aan activiteiten van PWN kunt u zich opgeven via www.pwn.nl/eropuit. Hier vult u zelf de benodigde gegevens in zoals uw naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele opmerkingen. Voor sommige activiteiten moet u betalen. In dat geval wordt ook uw IBAN nummer geregistreerd. Wij zijn bezig met het optimaliseren van het aanmeldproces voor activiteiten. Hier werken wij aan data minimalisatie. In de nabije toekomst zullen we een aantal gegevens niet meer vragen als u zich voor een activiteit wilt aanmelden.

Achteraf vragen we deelnemers van de activiteiten wat ze van de activiteit vonden. Het geven van feedback wordt erg op prijs gesteld. Om dit te doen gebruiken we uw e-mailadres. We versturen een e-mail met daarin een uitnodiging om deel te nemen aan een onderzoek. U kunt hier vrijblijvend aan deelnemen. We werken hard aan het verbeteren van dit proces, conform Avg. regelgeving.

Als u hier niet meer aan deel wilt nemen en hier ook geen mails meer over wenst te ontvangen, dan kunt u zich hiervoor afmelden. Dit kan via onze klantenserviceof via een link onderaan de e-mail. Als u zich heeft afgemeld, ontvangt u van PWN geen mails meer met verzoeken om mee te doen aan onderzoek ten behoeve van kwaliteitsdoeleindes.

Winkel aankopen
Wanneer u iets koopt in onze winkel verzamelen we geen persoonsgegevens. In enkele gevallen worden contactgegevens genoteerd, bijvoorbeeld als u iets wilt bestellen wat op dat moment niet op voorraad is. Deze gegevens worden enkel gebruikt om u een bericht te sturen als het gevraagde product weer op voorraad is, daarna worden deze gegevens weer door ons verwijderd.

Vergaderen
PWN verhuurt vergaderzalen in bezoekerscentrum De Hoep. Voor het boeken van de zaal noteren we een aantal gegevens zodat we contact met u op kunnen nemen en een factuur kunnen opstellen. We noteren uw naam, e-mailadres en telefoonnummer.

Deze gegevens worden opgeslagen in de online agenda van de geboekte vergaderruimte.

Werkwijze verwerking persoonsgegevens
Wij vragen u alleen om persoonsgegevens die nodig zijn om ons werk te kunnen doen. Wanneer we gegevens van u vragen, maken we duidelijk waarvoor we ze nodig hebben. De manier waarop wij met uw gegevens omgaan en deze veilig bewaren is volgens de Europese wet. 

Voor de verwerking van de gegevens beroept PWN zich op drie rechtmatigheidsgronden: uitvoeren overeenkomst (Avg artikel 6, lid b), nadrukkelijke toestemming (Avg artikel 6, lid a) en wettelijke verplichting (Avg artikel 6, lid c). 

Gebruikmaken van het wifi

Tijdens een bezoek aan onze gebouwen en bezoekerscentra kunt u gratis gebruik maken van het wifi-netwerk. Wij registreren geen persoonsgegevens of gegevens over apparaten bij het gebruik van dit netwerk.

Bij een bezoek aan het hoofdkantoor van PWN in Velserbroek en onze locaties in Heemskerk en Andijk ontvangt u een tijdelijke gebruikersnaam en wachtwoord.

Werkwijze verwerking persoonsgegevens
Wij vragen u alleen om persoonsgegevens die nodig zijn om ons werk te kunnen doen. Wanneer we gegevens van u vragen, maken we duidelijk waarvoor we ze nodig hebben. De manier waarop wij met uw gegevens omgaan en deze veilig bewaren is volgens de Europese wet. 

Voor de verwerking van de gegevens beroept PWN zich op drie rechtmatigheidsgronden: uitvoeren overeenkomst (Avg artikel 6, lid b), nadrukkelijke toestemming (Avg artikel 6, lid a) en wettelijke verplichting (Avg artikel 6, lid c). 

Bezoek aan de duinen

PWN beheert het Noordhollands Duinreservaat, Landgoed Marquette en samen met andere natuurorganisaties het Nationaal Park Zuid-Kennemerland. Voor een bezoek aan het Noordhollands Duinreservaat moet u vanaf 18 jaar of ouder een geldige duinkaart bij u dragen die u ten alle tijden moet kunnen tonen op eerste verzoek van de boswachter. Voor de het maken van een duinkaart hebben we een aantal persoonsgegevens nodig.

Voor een bezoek aan het Nationaal Park Zuid-Kennemerland heeft u geen toegangskaart nodig.

Persoonsgebonden duinkaart
Voor persoonsgebonden duinkaarten hebben we een aantal gegevens nodig. Voor de plastic duinkaart registreren wij uw naam, adres, geboortedatum, e-mailadres en - als u betaalt via iDeal - uw IBAN-nummer. Voor de digitale duinkaart registreren wij uw naam, geboortedatum, e-mailadres en - als u betaalt via iDeal - uw IBAN-nummer.

Verwerking van deze gegevens vindt plaatst op basis van de wettelijke grondslagen ‘uitvoeren overeenkomst’ (Avg artikel 6.1.b); en 'vervullen van een taak van algemeen belang en openbaar gezag’  (Avg artikel 6.1.e.).

Vanaf het moment dat u geen producten van PWN meer afneemt bewaren wij deze persoonsgegevens anderhalf jaar, zodat we – als u daarvoor kiest – een herinneringsmail kunnen sturen als de duinkaart binnen twee weken verloopt.

Overtreding in het duin
Voor de bescherming van de natuur en voor de veiligheid van onze bezoekers en collega’s, zijn onze boswachters opgeleid tot buitengewoon opsporingsambtenaar (BOA). Personen die binnen de gebieden van PWN een overtreding begaan, krijgen een proces-verbaal.

In een proces-verbaal worden de volgende persoonsgegevens genoteerd: datum van overtreding, beschrijving van overtreding, nummer identiteitskaart, paspoort, rijbewijs of vreemdelingendocument, Burgerservicenummer, volledige naam, geslacht, geboorteplaats, geboorteland, geboortedatum, adresgegevens en indien van toepassing: soort voertuig en kenteken.

De boswachter voert alle relevante informatie op in het landelijke BOA registratie systeem (BRS). De overtreder krijgt van het CJIB een strafbeschikking.

Werkwijze veilige verwerking persoonsgegevens
Wanneer u in overtreding bent geweest in de duinen en dit tot een proces-verbaal heeft geleid zijn uw persoonsgegevens verwerkt als politiegegevens op grond van de Wet Politiegegevens (Wpg).

Verwerking van deze gegevens vindt plaatst op basis van de wettelijke grondslagen  (Avg art 6.1.c); 'vervullen van een taak van algemeen belang enb openbaar gezag’ (Avg artikel 6.1.e.); en in het kader van de ‘uitoefening van de handhavingstaak’ (bijvoorbeeld om daders van strafbare feiten op te sporen). Deze verwerkingsgrondslag is wettelijk vastgelegd in artikel 8, 9 en 13 Wpg en is in het Besluit Politiegegevens op de Boa’s van toepassing is verklaard.

De bescherming van persoonsgegevens door de BOA's is geregeld in de Wpg (voor het verwerken van politiegegevens) en in de AVG (voor het verwerken van persoonsgegevens voor andere taken dan de politietaak, zoals interne bedrijfsvoering of slechts een staande houding).

Logging
Alle handelingen van medewerkers in BRS worden gelogd. Bij wordt gehouden wie welke handeling op welk tijdstip uitvoert in een bepaald bestand. De Wet politiegegevens verplicht logging. De Algemene verordening gegevensbescherming verplicht logging weliswaar niet, maar legt wel de nadruk op verantwoording en documentatie.

Logging-gegevens worden gebruikt:

• ter controle van de rechtmatigheid van de gegevensverwerking;
• voor interne controles;
• voor het waarborgen van de integriteit en de beveiliging van politiegegevens;
• voor strafrechtelijke procedures.

Informatiebeveiliging
PWN neemt passende maatregelen – technisch en organisatorisch – om politie- of persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, tegen opzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

Bewaartermijn, verwijderen en vernietigen
In de Wpg staan vaste bewaartermijnen voor persoonsgegevens.

De politiegegevens, die zijn verwerkt voor uitvoering van de dagelijkse politietaak, worden verwijderd zodra zij niet langer noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dagelijkse politietaak (in ieder geval uiterlijk vijf jaar na de datum van de eerste verwerking verwijderd). Na verwijdering blijven de gegevens voor een periode van 5 jaar gearchiveerd, waarna ze definitief worden vernietigd. De gegevens zijn na vernietiging niet meer terug te halen.

Bewaartermijn logging-gegevens voor Wpg-gegevens
De bewaartermijn voor logging-gegevens is gekoppeld aan de periodieke privacy audits waartoe PWN wettelijk is verplicht. Deze externe audits worden elke 4 jaar uitgevoerd, waarna eventueel nog een hercontrole kan plaatsvinden. Voor het bewaren van logging-gegevens is daarom een maximale termijn van 5 jaar vastgesteld.

Rechten van betrokkenen door proces-verbaal
De mensen op wie persoons- of politiegegevens betrekking hebben worden ‘betrokkenen’ genoemd.

• Recht op de beperking van de verwerking van de gegevens
• Recht op bezwaar tegen de verwerking
• Recht op inzage

Een betrokkene heeft recht op informatie over de verwerking van zijn persoonsgegevens, Dit houdt in dat als u wilt weten of en welke persoonsgegevens PWN van u verwerkt, u hiertoe een schriftelijk inzageverzoek kunt doen. Wanneer blijkt dat PWN uw gegevens verwerkt, kunt u een verzoek doen om die persoonsgegevens in te zien en om de volgende informatie te verkrijgen:

• de doelen en de rechtsgrond van de verwerking van uw gegevens;

• de betrokken categorieën van politiegegevens;

• de vraag of uw gegevens aan anderen zijn verstrekt en zo ja, aan wie;

• de voorziene periode van opslag van uw gegevens of, indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen;

• het recht te verzoeken om rectificatie, vernietiging of afscherming van uw gegevens;

• de herkomst, voor zover beschikbaar, van de verwerking van uw gegevens.

In het geval de betrokkene tevens verdachte is, kan niet op grond van de Wpg recht op inzage worden verleend. In een dergelijk geval vindt verstrekking van processtukken plaats op grond van artikel 30 e.v. Wetboek van Strafvordering.

• Recht op rectificatie en aanvulling

Voorts heeft u het recht om via een schriftelijke verzoek rectificatie van onjuiste gegevens te verkrijgen en het recht om onvolledige gegevens te laten aanvullen en vernietiging van uw gegevens te verkrijgen indien de gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

• Recht op vernietiging

De betrokkene heeft het recht op diens schriftelijke verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke zonder onnodige vertraging vernietiging van de hem betreffende politiegegevens te verkrijgen indien de gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Afwijzen van verzoeken
Bovengenoemde rechten kunnen worden ingeperkt, bijvoorbeeld ter voorkoming van nadelige gevolgen voor de opsporing en vervolging van strafbare feiten en de bescherming van de rechten en vrijheden van derden. Als inzage of rectificatie wordt geweigerd heeft u de mogelijkheid een verzoek tot bemiddeling te doen bij de Autoriteit persoonsgegevens of bij deze instantie een klacht in te dienen.

Een verzoek kan ook worden afgewezen als het kennelijk een ongegrond of buitensporig verzoek is.

Hoe kan ik mijn recht uitoefenen?
Om uw rechten uit te kunnen oefenen kunt u schriftelijk een verzoek per post sturen naar:

PWN / privacy
Rijksweg 501
1991 AS Velserbroek

Of u kunt gebruikmaken van ons speciaal hiervoor ingerichte webformulier.

Uw verzoek zal uiterlijk binnen 6 weken worden afgehandeld, maar voor omvangrijke of complexe verzoeken kan deze termijn worden verlengd.  

Rechten van betrokkenen.

Bent u in overtreding geweest in de duinen en is hier door een BOA een proces-verbaal van aangemaakt? Dan zijn uw gegevens verwerkt als politiegegevens onder de Wet Politiegegevens. Deze wet geeft u al betrokkene aanvullende bescherming van uw gegevens. Onder ‘bezoek aan de duinen’ kunt u verder lezen over uw rechten en de verdere werkwijze in dit geval.

Deelnemen aan informatiebijeenkomsten en rondleidingen

Belangengroepen van PWN nodigen we regelmatig uit voor informatiebijeenkomsten en/of rondleidingen om ze te kunnen informeren over een bepaald onderwerp als dit van belang is voor personen of voor groepen mensen.

Om goede informatie te verstrekken aan de juiste (groepen) mensen verzamelen we gegevens van belangengroepen, zoals de contactpersonen en de contactgegevens. Ook verzamelen we contactgegevens van de buren van onze gebieden.

Uw gegevens zijn van u en dat respecteren wij. Wij wisselen ze daarom niet uit met derde partijen en gaan hier vertrouwelijk mee om.

Persbijeenkomst
PWN stuurt regelmatig persberichten uit over onderwerpen die gelinkt zijn aan onze bedrijfsvoering. Voor grotere projecten wordt pers uitgenodigd voor een persbijeenkomst. Om dit te kunnen doen verzamelt PWN gegevens over de media en de contactpersonen bij deze media.

Werkwijze verwerking persoonsgegevens
Wij vragen u alleen om persoonsgegevens die nodig zijn om ons werk te kunnen doen. Wanneer we gegevens van u vragen, maken we duidelijk waarvoor we ze nodig hebben. De manier waarop wij met uw gegevens omgaan en deze veilig bewaren is volgens de Europese wet. 

Voor de verwerking van de gegevens beroept PWN zich op drie rechtmatigheidsgronden: uitvoeren overeenkomst (Avg artikel 6, lid b), nadrukkelijke toestemming (Avg artikel 6, lid a) en wettelijke verplichting (Avg artikel 6, lid c). 

Samenwerken met PWN

PWN heeft verschillende huur-, pacht- en koopovereenkomsten en werkt ook samen met meerdere leveranciers en vergunninghouders. Dit doen wij om onze kerntaken zo goed mogelijk uit te voeren.

Van huurders, leveranciers, kopers en pachters bewaren wij verschillende persoonsgegevens. Hiertoe zijn we wettelijk verplicht. Naast naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en IBAN nummer registreren we van pachters in sommige gevallen ook de geboortedatum.

Gegevens over huurders, pachters en kopers blijven bewaard, zolang de overeenkomst van toepassing is. De aard en duur van de overeenkomst bepaald de wettelijke bewaartermijn. Wij zijn bezig met het optimaliseren van het registreren en bewaren van contracten. Hier werken wij aan data minimalisatie.

Vrijwilligers
PWN werkt in het duin en in de bezoekerscentra met vrijwilligers. Zij onderhouden het duin op plekken waar de natuur te kwetsbaar is voor machinaal beheer of waar je met groter gereedschap niet kunt komen. Vrijwilligers zijn ook onmisbaar bij het verzamelen van data ten behoeve van natuurbeheer. Door monitoringsonderzoek kunnen we een goed beeld krijgen van hoe het met de natuur gaat. Ook wordt de balie in het Bezoekerscentrum De Hoep in Castricum door vrijwilligers bemand. Vrijwilligers solliciteren voor een vrijwilligersplek via de website van PWN. Zij kunnen hier aangeven voor welke soort vrijwilligerswerk ze interesse hebben en op welke dagen ze beschikbaar zijn.

Zodra PWN vrijwilligersklussen organiseert die passen in het profiel van de vrijwilliger, wordt de vrijwilliger hierover geïnformeerd en gevraagd mee te helpen

PWN registreert meerdere persoonsgegevens van haar vrijwilligers. Naast contactgegevens houden we ook het aantal gewerkte uren bij en registreren we de vergunningen die nodig zijn voor bijvoorbeeld het doen van onderzoek. Voor vrijwilligers die graafwerkzaamheden doen wordt ook een zogenoemde beheerdersovereenkomst opgesteld en opgeslagen. Voor vrijwilligers van Bezoekerscentrum De Hoep in Castricum wordt in enkele gevallen ook het CV opgeslagen. 

Gegevens van vrijwilligers die werkzaam zijn bij Bezoekerscentrum De Kennemerduinen in Overveen worden gedeeld met IVN, een organisatie die verantwoordelijk is voor de communicatie en educatie van het Nationaal Park Zuid-Kennemerland. 

Vrijwilligers kunnen zich bij hun PWN contactpersoon afmelden voor het vrijwilligerswerk. Het profiel wordt op inactief gezet. Wij zijn bezig met het optimaliseren van de administratie van onze vrijwilligers. Hier werken wij aan data minimalisatie.

Werkwijze verwerking persoonsgegevens
Wij vragen u alleen om persoonsgegevens die nodig zijn om ons werk te kunnen doen. Wanneer we gegevens van u vragen, maken we duidelijk waarvoor we ze nodig hebben. De manier waarop wij met uw gegevens omgaan en deze veilig bewaren is volgens de Europese wet. 

Voor de verwerking van de gegevens beroept PWN zich op drie rechtmatigheidsgronden: uitvoeren overeenkomst (Avg artikel 6, lid b), nadrukkelijke toestemming (Avg artikel 6, lid a) en wettelijke verplichting (Avg artikel 6, lid c). 

Bezoek aan onze gebouwen

Om u gastvrij te kunnen ontvangen vragen we uw naam en reden van bezoek. Optioneel vragen we ook een e-mailadres of telefoonnummer, zodat we contact met u op kunnen nemen als de afspraak wijzigt. Wij zijn bezig met het optimaliseren van onze processen. Hier werken wij aan onder meer aan data minimalisatie.

Een enkele keer worden zakelijke relaties op onze drinkwaterproductiebedrijven uitgenodigd. Uit veiligheidsoverwegingen willen we op onze productielocaties weten wie zich op het terrein bevinden, hiervoor registreren we uw naam.

Gast-wifi
Tijdens een bezoek aan onze gebouwen kunt u gratis gebruik maken van het wifi-netwerk. Wij registreren geen persoonsgegevens of gegevens over apparaten bij het gebruik van dit netwerk.

Bij een bezoek aan het hoofdkantoor van PWN in Velserbroek, drinkwaterproductiebedrijf Jan Lagrand in Heemskerk of de PWN locaties in Andijk ontvangt u een tijdelijke gebruikersnaam en wachtwoord.

Werkwijze verwerking persoonsgegevens
Wij vragen u alleen om persoonsgegevens die nodig zijn om ons werk te kunnen doen. Wanneer we gegevens van u vragen, maken we duidelijk waarvoor we ze nodig hebben. De manier waarop wij met uw gegevens omgaan en deze veilig bewaren is volgens de Europese wet. 

Voor de verwerking van de gegevens beroept PWN zich op drie rechtmatigheidsgronden: uitvoeren overeenkomst (Avg artikel 6, lid b), nadrukkelijke toestemming (Avg artikel 6, lid a) en wettelijke verplichting (Avg artikel 6, lid c). 

Kamperen in het duin

In onze duingebieden kunt u kamperen bij de Kennemer Duincampings. Dit zijn dochterondernemingen van PWN. Kijk voor meer informatie over het privacybeleid van de Kennemer Duincampings op de website van de Kennemer Duincampings.

Werkwijze verwerking persoonsgegevens
Wij vragen u alleen om persoonsgegevens die nodig zijn om ons werk te kunnen doen. Wanneer we gegevens van u vragen, maken we duidelijk waarvoor we ze nodig hebben. De manier waarop wij met uw gegevens omgaan en deze veilig bewaren is volgens de Europese wet. 

Voor de verwerking van de gegevens beroept PWN zich op drie rechtmatigheidsgronden: uitvoeren overeenkomst (Avg artikel 6, lid b), nadrukkelijke toestemming (Avg artikel 6, lid a) en wettelijke verplichting (Avg artikel 6, lid c). 

Gebruiken drinkwater

Drinkwater uit de kraan: het lijkt zo vanzelfsprekend. Maar dat is het niet. Per jaar zuivert PWN 24 miljoen m³ water uit het IJsselmeer tot drinkwater. Het water legt een lange weg af via 10.000 km ondergrondse leidingen, pompen, kelders, zuiveringsinstallaties en infiltratiegebieden in de duinen, naar de kraan bij u thuis.

Van onze huidige en voormalige drinkwaterklanten hebben wij de volgende gegevens: naam, geslacht, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en geboorteplaats en in sommige gevallen ook het IBAN-adres. Deze gegevens koppelen wij aan een PWN klantnummer en gebruiken die voor identificatiedoeleinden. Van zakelijke klanten hebben we bovendien het leveringsadres en de naam van de contactpersoon binnen het bedrijf.

Uw persoonsgegevens die we nodig hebben voor het leveren van drinkwater kunnen we niet verwijderen. PWN is wettelijk verplicht om deze gegevens te bewaren. Het gaat om de volgende gegevens: naam, geslacht, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, geboorteplaats en relatienummer.

Mijn PWN
Net als veel van onze klanten die hun zaken eenvoudig en snel willen regelen, maakt u waarschijnlijk gebruik van een Mijn PWN-account. Op deze online selfservice kunt u uw watermeterstand doorgeven, uw facturen inzien en betalen en uw gegevens wijzigen. Uw account bevat naast uw naam, adres en contactgegevens ook een relatienummer, IBAN nummer en informatie over uw watergebruik. Koopt u een duinkaart via onze website, dan wordt die informatie automatisch aan uw Mijn PWN-account gekoppeld.

Natuurlijk zijn en blijven de gegevens in uw Mijn PWN-account van u. Wanneer u  geen gebruik meer wilt maken van de selfservice, dan kunt u dus te alle tijden het account verwijderen. Het account blijft in andere gevallen onbeperkt geldig.

Uw persoonsgegevens die we nodig hebben voor het leveren van drinkwater kunnen we niet verwijderen, ook niet na het opheffen van uw online Mijn PWN-account.

Gegevens verstrekken aan andere partijen
Wij verstrekken uw gegevens aan overheidsinstanties of andere partijen wanneer wij wettelijk worden verplicht om uw gegevens af te staan. We delen dan alleen de strikt noodzakelijke gegevens. Hierbij moet u denken aan het UWV, de Belastingdienst, de Social Verzekeringsbank en de Waterschappen.

PWN maakt ook gebruik van externe leveranciers voor het nakomen van diensten zoals het leveren van drinkwater. Alleen als dat noodzakelijk is voor het nakomen van afspraken, delen wij persoonsgegevens met derde partijen. PWN blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de veiligheid van de aan ons toevertrouwde gegevens. Hier gaan we zeer zorgvuldig mee om.

Werkwijze verwerking persoonsgegevens
Wij vragen u alleen om persoonsgegevens die nodig zijn om ons werk te kunnen doen. Wanneer we gegevens van u vragen, maken we duidelijk waarvoor we ze nodig hebben. De manier waarop wij met uw gegevens omgaan en deze veilig bewaren is volgens de Europese wet. 

Voor de verwerking van de gegevens beroept PWN zich op drie rechtmatigheidsgronden: uitvoeren overeenkomst (Avg artikel 6, lid b), nadrukkelijke toestemming (Avg artikel 6, lid a) en wettelijke verplichting (Avg artikel 6, lid c). 

Gewerkt voor PWN

Voor het aangaan en onderhouden van arbeidsrelaties verwerkt PWN persoonsgegevens van haar personeel. U heeft recht op bescherming van deze informatie, ook na uitdiensttreding. Daarom lichten wij hier kort toe welke gegevens wij verzamelen, met welk doel en hoe wij daarmee omgaan. Dit geldt voor voormalig medewerkers, voormalig stagiaires, voormalige inhuurkrachten en voor voormalige vrijwilligers van PWN.

We vinden het belangrijk dat je in ieder geval het volgende weet:

• We verzamelen persoonsgegevens met name voor het voeren van een personeels- en salarisadministratie.
• We zijn duidelijk over het ‘waar’, ‘waarom’ en ‘waartoe’ we gegevens verzamelen. Het gaat tenslotte om jouw privacy.
• We delen je gegevens alleen met anderen als dit noodzakelijk is vanuit wet- en regelgeving.
• Voor de verwerking van de gegevens beroept PWN zich op rechtmatigheidsgronden, het uitvoeren van een overeenkomst (Avg artikel 6, lid b)en wettelijke verplichting (Avg artikel 6, lid c)

We verzamelen uw persoonsgegevens om een effectieve en efficiënte personeels- en salarisadministratie te kunnen voeren. We verwerken uw naam, adres, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit, burgerlijke staat, functie of titel, geslacht, contactgegevens in geval van nood, de gegevens op de medewerkerskaart, Burgerservicenummer (BSN), indien relevant gegevens over uw kinderen, betalingsgegevens en contractgegevens. Daarnaast heeft PWN van haar medewerkers en stagiaires een personeelsdossier. Hierin staan bijvoorbeeld gegevens over opleidingen die u heeft gevolgd, maar ook declaraties en verlofgegevens. PWN verwerkt ook andere werk gerelateerde gegevens van u, zoals hoeveel uur u heeft gewerkt, wanneer u in en uit dienst bent getreden, met welke vervoersmiddelen u naar werk komt en gegevens over het team waarin u heeft gewerkt. Deze gegevens bewaart PWN tot 10 jaar na uit dienst treden.

Van sommige medewerkers verzamelt PWN aanvullende persoonsgegevens, zoals aanvullende contactgegevens van medewerkers die storingsdienst draaien. De salarisadministrateur heeft toegang tot alle dossiers en HR medewerkers hebben toegang tot sommige dossiers. De salarisadministrateur heeft wel inzage in jouw salarisstrook en ziekteverzuim en een HR medewerker heeft dat niet. De HR medewerker heeft toegang tot gegevens over jouw opleidingen, personeelsdossier en of je met zwangerschapsverlof wilt gaan. HR heeft een vertrouwelijke site en vertrouwelijke mappen op de schijven waar gegevens over personeels- en salarisadministratie staan. Alleen HR medewerkers hebben hiertoe toegang.  

Gegevens over ziekteverzuim en salaris worden verwerkt in het systeem van Raet. Raet is de leverancier van YouForce, het informatiesysteem van de personeels- en salarisadministratie.

Ingehuurd personeel
PWN verwerkt gegevens van extern ingehuurd personeel zoals in- en uitdienstgegevens, naam, adres, contactgegevens, geboortedatum, nationaliteit, geslacht, functie of titel, werkgever en een pasfoto. Momenteel werken wij aan data minimalisatie. Dit betekent dat PWN zo min mogelijk gegevens over extern ingehuurd personeel gaat verwerken in de toekomst. De gegevens bewaart PWN 7 jaar in verband met de fiscale wetgeving.

Vrijwilligers
PWN werkt in het duin en in de bezoekerscentra met vrijwilligers. Zij onderhouden het duin op plekken waar de natuur te kwetsbaar is voor machinaal beheer of waar je met groter gereedschap niet kunt komen. Vrijwilligers zijn ook onmisbaar bij het verzamelen van data ten behoeve van natuurbeheer. Door monitoringsonderzoek kunnen we een goed beeld krijgen van hoe het met de natuur gaat. Ook wordt de balie in het Bezoekerscentrum De Hoep in Castricum door vrijwilligers bemand. Vrijwilligers solliciteren voor een vrijwilligersplek via de website van PWN. Zij kunnen hier aangeven voor welke soort vrijwilligerswerk ze interesse hebben en op welke dagen ze beschikbaar zijn.

Zodra PWN vrijwilligersklussen organiseert die passen in het profiel van de vrijwilliger, wordt de vrijwilliger hierover geïnformeerd en gevraagd mee te helpen

PWN registreert meerdere persoonsgegevens van haar vrijwilligers. Naast contactgegevens houden we ook het aantal gewerkte uren bij en registreren we de vergunningen die nodig zijn voor bijvoorbeeld het doen van onderzoek. Voor vrijwilligers die graafwerkzaamheden doen wordt ook een zogenoemde beheerdersovereenkomst opgesteld en opgeslagen. Voor vrijwilligers van Bezoekerscentrum De Hoep in Castricum wordt in enkele gevallen ook het CV opgeslagen. 

Gegevens van vrijwilligers die werkzaam zijn bij Bezoekerscentrum De Kennemerduinen in Overveen worden gedeeld met IVN, een organisatie die verantwoordelijk is voor de communicatie en educatie van het Nationaal Park Zuid-Kennemerland. 

Vrijwilligers kunnen zich bij hun PWN contactpersoon afmelden voor het vrijwilligerswerk. Het profiel wordt op inactief gezet. Wij zijn bezig met het optimaliseren van de administratie van onze vrijwilligers. Hier werken wij aan data minimalisatie.

Werkwijze verwerking persoonsgegevens
Wij vragen u alleen om persoonsgegevens die nodig zijn om ons werk te kunnen doen. Wanneer we gegevens van u vragen, maken we duidelijk waarvoor we ze nodig hebben. De manier waarop wij met uw gegevens omgaan en deze veilig bewaren is volgens de Europese wet. 

Voor de verwerking van de gegevens beroept PWN zich op drie rechtmatigheidsgronden: uitvoeren overeenkomst (Avg artikel 6, lid b), nadrukkelijke toestemming (Avg artikel 6, lid a) en wettelijke verplichting (Avg artikel 6, lid c). 

Persoonsgegevens van sollicitanten 

Wanneer u solliciteert bij PWN worden veel persoonsgegevens van u verzameld. In de eerste plaats via uw sollicitatiebrief en cv, maar het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt ook op andere manieren. 
Tijdens een sollicitatiegesprek kunnen aanwezige personen bijvoorbeeld aantekeningen maken van de antwoorden die u geeft, het verloop van het gesprek en de indruk die zij van u krijgen. Tot slot kunnen een screening, assessment, psychologisch onderzoek of medische keuring (aanstellingskeuring) deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 

Bewaartermijn sollicitatiegegevens 
Als u de functie niet heeft gekregen, moeten alle persoonsgegevens uiterlijk binnen 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd worden. 

Dit betekent dat iedereen uw gegevens binnen 4 weken moet verwijderen van alle bronnen. Dus zowel papieren kopieën als digitale varianten op o.a. netwerkschijven, laptops, PC’s, tablets, smart phones, sites op de e-Plaza en OneDrive. 

Om te voorkomen dat uw gegevens niet overal verwijderd worden, is het noodzakelijk dat uw gegevens: 

• Tijdens de sollicitatieprocedure (en met toestemming van u als sollicitant ook na de sollicitatieprocedure) centraal worden opgeslagen en gedeeld met de betrokken medewerkers.

• Niet worden gemaild, maar gedeeld. 

De data eigenaar van personeelsdata is verantwoordelijk voor het tijdig (laten) verwijderen van uw gegevens. Sollicitaties en CV’s moeten daarom centraal worden opgeslagen. 
U kunt eventueel toestemming geven om uw gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld omdat er op een later tijdstip mogelijk een passende functie komt. Uw gegevens worden maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaard en daarna in opdracht van de data eigenaar vernietigd.De toestemming van de sollicitant moet vastgelegd en aantoonbaar zijn.

De NVP Sollicitatiecode

De NVP Sollicitatiecode (hierna te noemen: ‘de code’) bevat basisregels die organisaties en sollicitanten naar het oordeel van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) in acht behoren te nemen bij de werving en selectie ter vervulling van vacatures. Het doel van de code is een norm te bieden voor een transparante en eerlijke werving en selectieprocedure. De organisatie kan de (toepassing van de) code aan haar eigen specifieke situatie aanpassen, zo daartoe aanleiding bestaat. De NVP zal de praktijk van werving en selectie door organisaties volgen en haar invloed aanwenden om deze op het door haar voorgestane peil te brengen en te houden. De code is opgesteld in overleg met de Stichting van de Arbeid.

1. UITGANGSPUNTEN

1.1. De code is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:

• een eerlijke kans op aanstelling voor de sollicitant, dat betekent gelijke kansen bij gelijke geschiktheid en de organisatie bepaalt haar keuze op basis van geschiktheid voor de functie;
• de sollicitant wordt volledig geïnformeerd over de procedure, de inhoud van de vacante functie en de plaats daarvan in de organisatie;
• de organisatie gebruikt alleen die informatie die relevant is voor de beoordeling van de geschiktheid voor de functie;
• de sollicitant verschaft aan de organisatie de informatie die deze nodig heeft om een juist beeld te krijgen van de geschiktheid voor de vacante functie en van zijn vakbekwaamheid (opleiding, kennis en ervaring) en hij houdt geen informatie achter waarvan hij weet of behoort te begrijpen dat deze van belang is voor de vervulling van de vacante functie waarop hij solliciteert;
• de organisatie verstrekt de sollicitant naar waarheid alle informatie die deze nodig heeft om zich een zo volledig mogelijk beeld te vormen van de vacature en van de organisatie;
• alle van de sollicitant verkregen informatie wordt vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld en in alle gevallen wordt de privacy van de sollicitant gerespecteerd;
• de sollicitant en de organisatie zijn zich er van bewust dat beschikbare informatie van open bronnen, zoals internet en informatie via derden verkregen niet altijd betrouwbaar is. De verkregen informatie zal met vermelding van de bron met de sollicitant worden besproken en de organisatie is transparant over de verkregen informatie;
• op een door de sollicitant schriftelijk bij de organisatie ingediende klacht over de wijze van werving en selectie in strijd met de code, wordt door de betrokken organisatie schriftelijk gereageerd.
   

1.2. De code is van toepassing op een procedure om een vacature binnen een organisatie te vervullen en waarvoor de werving en selectie van kandidaten plaatsvindt.

1.3. De code sluit aan bij bestaande Europese wet- en regelgeving.

2. WERVING

2.1. Indien de organisatie besluit dat er een vacature is of komt, maakt zij voor de functie een wervingsprofiel waarin de relevante kenmerken van de functie worden vermeld. Daartoe behoren in elk geval: functie-eisen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, plaats in de organisatie, aard van het dienstverband, arbeidsomvang en standplaats.

2.2. Functie-eisen kunnen betrekking hebben op vakbekwaamheid (opleiding, kennis en ervaring), gedrag en persoonlijke kwaliteiten. Eisen ten aanzien van persoonlijke kenmerken worden slechts gesteld indien deze, in verband met een goede functievervulling, noodzakelijk en wettelijk toelaatbaar zijn.

2.3. Een wervingsprofiel vermeldt, naast de relevante kenmerken van de vacature, de wijze van solliciteren en de termijn waarbinnen moet worden gesolliciteerd, de door de sollicitant te verschaffen informatie (zoals opleiding, diploma’s, arbeidsverleden en ervaring) en indien van toepassing: aanvullende selectieprocedures/- middelen (zoals psychologisch onderzoek en/of assessment), een aanstellingskeuring en/of een verplicht antecedentenonderzoek.

2.4. De organisatie verschaft de sollicitant duidelijkheid over de sollicitatieprocedure. Dit betekent dat indien de organisatie afwijkt van de eenmaal gekozen procedure, zij dit aan de sollicitant mededeelt en toelicht. De sollicitant kan wegens gegronde redenen om een afwijking van de procedure verzoeken.

2.5. Externe bemiddelingsbureaus en organisaties die gegevens van vacaturesites en/of internet halen, dienen bij het gebruik hiervan in databases of voor bemiddelingsdoeleinden de betrokkene hiervan in kennis te stellen.

2.6. Wanneer het stellen van een leeftijdsgrens noodzakelijk is of indien een voorkeursbeleid ten behoeve van bepaalde groepen wordt gevoerd, wordt daarvan uitdrukkelijk melding gemaakt en wordt de reden daarvan aangegeven (1 – voetnoot).

3. SELECTIE

3.1. De organisatie bericht de sollicitant zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken na de sluitingsdatum:

• of de sollicitant wordt afgewezen;
• of de sollicitant wordt uitgenodigd;
• of de sollicitatie wordt aangehouden onder vermelding van de termijn waarbinnen nader bericht volgt. Indien de sollicitant voor een gesprek wordt uitgenodigd of indien de sollicitatie wordt aangehouden, stuurt de organisatie hiervan bericht aan de sollicitant met vermelding van de binnen de organisatie geldende sollicitatieprocedure en de verwachte duur daarvan.
   

3.2. Indien een organisatie ervoor kiest het gebruik van internet of een ander selectiemiddel in te zetten, zal de zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid daarbij gewaarborgd blijven. In het geval een confrontatie met andere sollicitanten daarbij plaatsvindt, mag de sollicitant in het kader van de vertrouwelijkheid om afwijking van de procedure verzoeken.

3.3. De organisatie kan tijdens de procedure de sollicitant te allen tijde verzoeken zich te legitimeren met een geldig legitimatiebewijs.

3.4. Indien de organisatie, bij wijze van voorselectie, gebruik maakt van een digitaal assessment, wordt hierbij de zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid gewaarborgd. De sollicitant ontvangt na deelname een gemotiveerde uitslag.

3.5. Indien een organisatie bereid is de in redelijkheid gemaakte kosten van de sollicitant te vergoeden in het kader van de procedure, maakt de organisatie dit vooraf bekend.

4. NADER ONDERZOEK

4.1. De organisatie die via internet en/of social media informatie over de sollicitant verkrijgt is zich ervan bewust dat deze informatie niet altijd juist, accuraat en/of relevant is. De verkregen openbare informatie zal, indien relevant, met de sollicitant worden besproken, met uitdrukkelijke vermelding van de bron. Indien een referentie wordt opgevraagd bij derden of indien nader onderzoek noodzakelijk is, wordt daartoe aan de sollicitant vooraf om toestemming gevraagd, tenzij deze toestemming op grond van de wet of nadere regelgeving niet vereist is.

4.2. Een psychologisch onderzoek of assessment kan plaatsvinden door of onder verantwoordelijkheid van een psycholoog met inachtneming van de beroepscode van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP). De psycholoog heeft voorafgaande toestemming nodig van de sollicitant om de resultaten van het onderzoek aan de opdrachtgever te kunnen verstrekken.

4.3. Een medisch onderzoek in verband met de aanstelling kan slechts plaatsvinden indien er aan de vervulling van de functie bijzondere eisen op het punt van de medische geschiktheid moeten worden gesteld en uitsluitend nadat alle overige beoordelingen van geschiktheid hebben plaatsgevonden aan het einde van de selectieprocedure. Het onderzoek wordt verricht door een keurend arts, met inachtneming van de voor een dergelijk onderzoek geldende wettelijke regels

5. EINDSELECTIE EN BESLISSING

5.1. Indien de organisatie, in enige fase van de sollicitatieprocedure, besluit dat een sollicitant niet in aanmerking komt voor de vervulling van de vacature, ontvangt deze binnen twee weken na dit besluit schriftelijk en gemotiveerd bericht.

5.2. De sollicitatieprocedure wordt als afgerond beschouwd indien de vacature is vervuld of de organisatie heeft besloten dat de vacature vervalt. Allen die op dat moment nog deelnemen aan de procedure, ontvangen hierover binnen twee weken bericht.

5.3. Voor zover van toepassing worden gegevens afkomstig van een sollicitant binnen vier weken na de afwijzing teruggezonden of vernietigd, tenzij anders met de sollicitant is overeengekomen. Indien anders is overeengekomen, dient de sollicitant na een jaar te worden benaderd voor het actualiseren van die gegevens en het verlengen van de toestemming. Externe bemiddelingsbureaus kunnen de sollicitant toestemming vragen de sollicitatiegegevens gedurende een nader te bepalen periode van maximaal vijf jaar te bewaren. Daarna dienen deze gegevens te worden vernietigd tenzij de sollicitant opnieuw toestemming verleent om de gegevens voor een nieuwe periode van maximaal vijf jaar te bewaren en in de gelegenheid is gesteld om de gegevens te actualiseren.

6. KLACHTENBEHANDELING

6.1. De organisatie behandelt klachten van sollicitanten die menen dat de organisatie in strijd met de bepalingen van deze code heeft gehandeld. De sollicitant ontvangt uiterlijk binnen een maand een schriftelijke gemotiveerde reactie van de organisatie.

6.2. De organisatie informeert jaarlijks de ondernemingsraad, respectievelijk de personeelsvertegenwoordiging over het aantal, de aard en de wijze van afhandeling van de ingediende klachten, en de eventueel door de Klachteninstantie NVP Sollicitatiecode gedane aanbeveling.

6.3. Een sollicitant die zich met een schriftelijke klacht over de werving- en selectieprocedure heeft gericht tot de betrokken organisatie en daarop geen of een onbevredigende reactie heeft gekregen, kan zich met zijn schriftelijke klacht wenden tot de NVP. De NVP toetst deze schriftelijke klacht vervolgens aan deze code, met inachtneming van de bepalingen van het klachtenreglement NVP. De NVP stelt de organisatie waartegen de klacht zich richt in de gelegenheid om schriftelijk te reageren op hetgeen de klager naar voren heeft gebracht. De uitspraak van de NVP wordt toegezonden aan de klager en in afschrift aan de betrokken organisatie.

6.4. De NVP zal haar oordeel vergezeld doen gaan van een aanbeveling aan de organisatie, om bij te dragen aan een zorgvuldig werving- en selectiebeleid.

6.5. Klachten wegens inbreuk op een wettelijke regeling (3 - voetnoot) worden niet in behandeling genomen. Klager wordt gewezen op de mogelijkheid zijn klacht voor te leggen aan de rechter, respectievelijk wanneer het (wettelijk verboden) discriminatie betreft, ook aan het College voor de Rechten van de Mens (www.mensenrechten.nl) en wanneer het een aanstellingskeuring betreft ook aan de Commissie Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen (www.aanstellingskeuringen.nl) en in geval van klachten over de bescherming van persoonsgegevens de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Voor informatie over de code of als u een klacht wilt indienen kunt u contact opnemen met: Secretariaat Codecommissie / Klachteninstantie NVP Sollicitatiecode Postbus 1058 3860 BB Nijkerk info@nvp-hrnetwerk.nl T 033 247 34 81 www.nvp-hrnetwerk.nl/sollicitatiecode

_{1. Het voeren van voorkeursbeleid is alleen toegestaan binnen wettelijke grenzen. (De website van) het College voor de Rechten van de Mens verstrekt hierover nadere informatie (www.mensenrechten.nl / 030 888 38 88).}

_{2. Bij een aanstellingskeuring vormen de Wet op de Medische Keuringen en het Besluit aanstellingskeuringen van 23 november 2001 het richtsnoer. Er is een mogelijkheid voor de sollicitant een klacht in te dienen bij de Commissie Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen aan de hand van een klachtenformulier dat via de website te downloaden is (www.aanstellingskeuringen.nl). De Commissie Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen is te bereiken onder tel. 070 34 99 573.}

_{3. Het betreft hier de Algemene wet gelijke behandeling (ter zake van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, hetero- of homoseksuele gerichtheid of burgerlijke staat), de Wet gelijke behandeling van mannen en vrouwen en ook de Wet medische keuringen met de daarop gebaseerde Besluiten aanstellingskeuringen en klachtenbehandeling aanstellingskeuringen. Ook kunnen worden genoemd de Wet gelijke behandeling op grond van handicap of chronische ziekte en de Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd bij de arbeid. Het College voor de Rechten van de Mens is te bereiken via tel. 030 888 38 88 op werkdagen van 10.00 tot 16.00 uur of per mail via info@mensenrechten.nl. Voor informatie over bescherming persoonsgegevens kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl of telefonisch. Als u een vraag heeft over de bescherming van persoonsgegevens kunt u bellen met het telefonisch spreekuur van de Autoriteit Persoonsgegevens via 0900-2001 201 op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag van 10.00 tot 12.00 uur. © Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling te Nijkerk, juni 2016}

Het bewaren van sollicitatiegegevens

De Sollicitatiecodecommissie van de NVP heeft de ontwikkelingen en toepasselijke wet en regelgeving ten aanzien van het bewaren van sollicitatiegegevens nader onderzocht en komt tot de conclusie dat ontwikkelingen niet te stoppen zijn en dat gegevens, ook sollicitatiegegevens, met hoge snelheid over het internet kunnen bewegen. Dit vergt een bewustzijn en zorgvuldige aanpak van partijen, die gebruik maken van deze gegevens, in de omgang en het bewaren van de (persoonlijke) sollicitatiegegevens. Daarbij tekent de commissie aan dat ook de sollicitant zich bewust moet zijn van het effect van het aanbieden van persoonlijke (sollicitatie) gegevens op internet/vacaturesites of aan wervingsbureaus. Met name in een krappe arbeidsmarkt kunnen deze gegevens ook over een langere periode in de belangstelling staan in het kader van vacatures.

Op basis van de nieuwe (internet)ontwikkelingen, de Wet Bescherming Persoonsgegevens en het convenant zoals dat in 2005 door het College Bescherming Persoonsgegevens is opgesteld met de overkoepelende organisatie voor de werving, search en selectiebranche, OAWS, komt de sollicitatiecodecommissie tot de volgende richtlijn inzake het bewaren van sollicitatiegegevens:

1. Sollicitatiegegevens worden binnen vier weken na afwijzing teruggezonden of vernietigd.
2. De werkgever kan de sollicitant toestemming vragen de sollicitatiegegevens gedurende een jaar te bewaren. Na een jaar kan de organisatie de sollicitant benaderen voor het actualiseren van die gegevens c.q. verlenging van de toestemming.
3. Sollicitanten dienen zich bewust te zijn van de impact van het aanbieden van persoonlijke gegevens op/via internet.
4. Sollicitanten blijven zelf verantwoordelijk voor het verwijderen van gegevens van internet.
5. Werving en selectiebureaus en werkgevers die gegevens van vacaturesites/internet halen dienen de sollicitant hiervan in kennis te stellen.
6. Werving en selectiebureaus kunnen de sollicitant toestemming vragen de sollicitatiegegevens gedurende een nader te bepalen periode en maximaal vijf jaar te bewaren. Binnen die vijf jaar kan het bureau de sollicitant benaderen voor het actualiseren van die gegevens c.q. verlenging van de toestemming.

Verklaring rechten van betrokkenen/Duidelijkheid over het verwerken van persoonsgegevens

Welke rechten heeft u met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens?

Als klant, medewerker, vrijwilliger heeft u er recht op om meer inzicht te krijgen over voor welke doeleinde PWN uw persoonsgegevens verwerkt / gebruikt.

Hieronder geven we aan welke rechten u volgens de AVG heeft.

Recht op inzage

het recht van mensen om onder meer een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die PWN van hen verwerkt

Het recht op inzage is bedoeld om mensen meer grip te geven op hun persoonsgegevens. Ook kunnen zij hiermee controleren of u zich aan de regels houdt.

Ontvangt u een verzoek om inzage? Dan moet u de volgende informatie geven:

• een kopie van de persoonsgegevens waar iemand inzage in wil;

• informatie over de verwerking.

Wil iemand inzage in álle persoonsgegevens die PWN van hem/haar heeft? Dan heeft hij/zij daar in principe recht op. Inclusief persoonsgegevens uit e-mails, eventuele opgenomen telefoongesprekken en eventuele correspondentie die PWN met derden over hem/haar heeft gehad.

Maar het kan ook zijn dat iemand alleen meer informatie wil óver de verwerking (zie onder). Of dat iemand alleen maar inzage wil in een deel van de persoonsgegevens. Bijvoorbeeld om te controleren of u niet onnodig veel persoonsgegevens heeft vastgelegd in zijn/haar persoonlijke dossier.

Bij inzageverzoeken moet PWN de betrokkene ook laten weten:

• waarom PWN bepaalde gegevens verwerkt

• welke soorten persoonsgegevens PWN verzamelt.

• indien van toepassing: aan welke organisaties PWN  de persoonsgegevens doorgeeft. Dit geldt ook voor gegevens die PWN doorgeeft aan organisaties in andere landen of aan internationale organisaties.

• hoe lang PWN De persoonsgegevens bewaart. Als PWN dat niet precies kan aangeven, moet PWN duidelijk kunnen maken welke criteria PWN hanteert om een bewaartermijn te bepalen.

• welke privacyrechten mensen hebben: het recht om hun persoonsgegevens te laten wijzigen, aanvullen of wissen, om u te vragen om minder persoonsgegevens te verwerken en om bezwaar te maken als u hun persoonsgegevens verwerkt.

• dat mensen het recht hebben om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

• indien van toepassing: van welke organisatie u persoonsgegevens heeft ontvangen als u deze niet zelf heeft verzameld bij de betrokken personen.

• indien van toepassing: op basis van welke logica u een geautomatiseerd besluit over iemand neemt.

Recht op rectificatie

Het recht om de persoonsgegevens die PWN verwerkt te laten wijzigen.

Zijn persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor PWN die verwerkt, onjuist? Dan is PWN verplicht om alle redelijke maatregelen te nemen om die gegevens te rectificeren of aan te vullen. Dus ook als iemand PWN erop wijst dat zijn gegevens niet kloppen. Of onvolledig zijn.

Heeft PWN onjuiste of onvolledige persoonsgegevens aan derde partijen verstrekt? Dan moet PWN de aangepaste of aangevulde gegevens ook aan deze organisaties doorgeven.

Als een betrokkene daar om vraagt, moet PWN ook vertellen welke organisaties PWN op die manier heeft geïnformeerd.

Recht op verwijdering

Ook wel het Recht op vergetelheid. Mensen hebben het recht om ‘vergeten’ te worden.

Betrokkenen kunnen u in een aantal gevallen vragen om hun persoonsgegevens te verwijderen. Maar let op: vaak is het niet mogelijk dat u ál iemands gegevens verwijdert.

In de volgende situaties moet u de persoonsgegevens van een betrokkene wissen:

• PWN heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor u ze heeft verzameld of waarvoor u ze verwerkt.

• Een betrokkene heeft eerder toestemming gegeven voor het gebruik van zijn gegevens, maar trekt die toestemming nu in.

• Een betrokkene maakt bezwaar tegen het gebruik van zijn gegevens.

PWN verwerkt de persoonsgegevens van de betrokkene onrechtmatig. Bijvoorbeeld omdat PWN geen wettelijke grondslag heeft voor de verwerking.

• PWN is  wettelijk verplicht om de gegevens na bepaalde tijd te wissen.

• PWN heeft persoonsgegevens van een betrokkene jonger dan 16 jaar verzameld via een app of website.

Recht op beperking

Het recht om minder gegevens te laten verwerken.

Het recht op beperking van de verwerking geldt in situaties die voldoen aan een van de volgende criteria:

• Geeft iemand aan dat PWN  onjuiste persoonsgegevens gebruikt? Dan mag PWN deze gegevens niet gebruiken zolang PWN nog niet heeft gecontroleerd of de gegevens wel kloppen.

• PWN mag bepaalde gegevens niet verwerken, maar de betrokkene wil niet dat u de gegevens wist. Bijvoorbeeld omdat hij de gegevens later nog wil opvragen.

• PWN heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor PWN ze heeft verzameld. Maar de betrokkene heeft de persoonsgegevens nog wel nodig voor een rechtsvordering. Bijvoorbeeld een juridische procedure waarbij hij betrokken is.

• Bij bezwaar tegen het verwerken van zijn persoonsgegeven, moet PWN stoppen met deze gegevens te verwerken. Tenzij PWN dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene. Zo lang nog niet duidelijk is of de gronden van PWN zwaarder wegen, mag PWN de gegevens niet verwerken.

Heeft PWN de betreffende persoonsgegevens aan andere partijen verstrekt? Dan moet PWN deze organisaties laten weten dat het gebruik van deze gegevens is beperkt. En dat zij dat dus ook moeten doen.

Als iemand van wie PWN persoonsgegevens verwerkt er om vraagt, moet PWN ook vertellen welke organisaties PWN op die manier heeft geïnformeerd.

Hoe kan ik mijn recht uitoefenen?

Om uw rechten uit te kunnen oefenen kunt u schriftelijk een verzoek per post sturen naar:

PWN / privacy
Rijksweg 501
1991 AS Velserbroek

Of u kunt gebruikmaken van ons speciaal hiervoor ingerichte webformulier.

Uw verzoek zal uiterlijk binnen een maand worden afgehandeld, maar voor omvangrijke of complexe verzoeken kan deze termijn met nog eens 2 maanden worden verlengd.   

Responsible disclosure: meld het ons

​PWN besteedt veel zorg en aandacht aan het leveren van veilige en betrouwbare diensten. Ondanks alle inzet kunnen er situaties ontstaan waarin sprake is van een zwakke plek (of een vermoeden daarvan) in de beveiliging van onze systemen. Denkt u een zwakke plek te hebben gevonden in onze online diensten? Dan horen wij dat graag, zodat we snel passende maatregelen kunnen treffen. Om misbruik van het beveiligingslek door anderen te voorkomen, vragen we u om bij een melding de volgende richtlijnen te volgen:

• Meld beveiligingslekken (of het vermoeden daarvan) bij PWN via beveiligingsmelding.
• Geef voldoende informatie (bijvoorbeeld een uitgebreide beschrijving inclusief IP-adressen, logs, hoe te reproduceren etc.), zodat we uw melding zo effectief mogelijk kunnen behandelen.
• Maak geen actief misbruik van het beveiligingslek. Als dit toch gebeurt, zal dit leiden tot aangifte.
• Deel het beveiligingslek niet met anderen totdat het lek is hersteld.
   

Nadat een beveiligingslek is gemeld, zullen we zo snel mogelijk en uiterlijk binnen vijf werkdagen contact met u opnemen om afspraken te maken over een redelijke herstelperiode en een eventuele gecoördineerde publicatie van het beveiligingslek.

We wijzen u ook graag op de veelgestelde vraag 'hoe herkent u phishing berichten?' als u twijfelt of een e-mail echt van PWN afkomstig is.